Елина Л.А.

   Все прекрасно понимают, что работники не роботы. Это живые люди, которым нужно создать нормальные условия для работы. В частности, организации нужно создать условия для нормального питания сотрудников. И, конечно, идеальный для работников вариант - когда компания не только берет на себя труд организовать, но и оплачивает питание своих работников.

Организовать питание работников можно различными способами. Например, можно заказывать обеды у сторонней организации, а можно и открыть собственную столовую.

   Давайте посмотрим, как бухгалтеру учитывать для целей налогообложения расходы компании, связанные с оплатой питания работников (речь пойдет об обычном будничном питании, а не о праздниках и корпоративных мероприятиях). И заодно выясним, какой вариант организации питания наиболее удобен. При этом в статье будем рассматривать только случаи, когда обязанность работодателя обеспечивать специальным питанием работников не предусмотрена законодательством, то есть не будем рассматривать вредные производства .

Расходы на питание работников - что это?

   Расходы на бесплатное или льготное питание работников, предусмотренное системой оплаты труда в организации, не что иное, как неденежная форма оплаты труда .

   Оплата труда - это выплаты работникам за их труд, основанные на законодательстве, коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах и трудовых договорах .

   При этом для обеспечения работников бесплатным питанием или питанием по льготным ценам (далее - льготным питанием), признаваемым оплатой труда, нужно обязательно взять с каждого работника письменное заявление о том, чтобы часть оплаты труда предоставлялась ему в форме бесплатного (льготного) питания. Такое заявление нужно во всех случаях, когда часть оплаты труда выдается в неденежной форме .

Примечание. Напомним, что доля зарплаты, выплачиваемой в неденежной форме, не должна быть более 20% от начисленной месячной зарплаты работника . К натуральной форме оплаты труда может также относиться оплата аренды квартиры работникам, предоставление части зарплаты продукцией и т.д.

Внимание! Если бесплатное (льготное) питание является натуральной формой оплаты труда, то от каждого работника нужно получить письменное заявление .

   Но даже если оплата питания не включена в систему оплаты труда, то все равно оплаченное за работника питание (полностью или частично) - это доход конкретного работника. И это надо учитывать при расчете НДФЛ и при отражении операций в бухгалтерском учете. А для этого придется вести учет - «кто сколько съел». К составлению документов, подтверждающих получение работниками бесплатного или льготного питания, лучше отнестись серьезно. Ведь любой расход организации (впрочем, как и любой доход работника), должен быть документально подтвержден. Без таких «бумажек» невозможно обосновать правильность расчета налоговой базы. Если в организации есть собственная столовая, то лучше организовать учет выданных бесплатных (или льготных) талонов. Если же обеды заказываются на стороне, то получение их работниками можно отражать в ведомости учета выдачи обедов или в ином первичном документе .

НДС

   Для начала выясним, облагается ли стоимость бесплатного или льготного питания работников налогом на добавленную стоимость.

   Сразу скажем: - этот вопрос спорный. Специалисты Минфина и налоговой службы высказываются за то, чтобы организация заплатила в бюджет НДС со стоимости бесплатного питания работников. Они рассматривают такое питание как безвозмездную передачу товаров работникам . И арбитражные суды иногда поддерживали проверяющих .

   Другая же позиция, которой часто придерживаются налогоплательщики, состоит в том, что НДС на стоимость бесплатного питания начислять не нужно. Поскольку оно организовано в рамках производственной деятельности в соответствии с требованиями трудового или коллективного договора. Поэтому предоставление бесплатного или льготного питания работникам не является объектом налогообложения по НДС . Но если вы будете придерживаться такой позиции, вам придется смириться с тем, что входной НДС, связанный с приобретением товаров (работ, услуг) для питания работников, нельзя ни принять к вычету , ни учесть в расходах . И, конечно, надо быть готовым к спору с работниками налоговой службы.

   Если же вы не хотите спорить с проверяющими и отстаивать свою точку зрения в суде, то лучше начислить НДС на стоимость бесплатного питания работников (на сумму доплаты на питание). Плюс такого подхода в том, что организация может принять к вычету входной НДС по продуктам и иным товарам (работам, услугам), которые были приобретены для этих нужд . И если организация заказывает обеды на стороне у поставщика - плательщика НДС, то налоговая нагрузка по налогу на добавленную стоимость в итоге равна нулю (сумма начислений равна сумме налоговых вычетов). А с экономической точки зрения что начислять НДС и принимать его же к вычету, что не облагать НДС стоимость бесплатного (льготного) питания - затраты организации будут одинаковы: - стоимость, уплаченная поставщику питания, с учетом НДС.

  При этом стоимость питания, предоставляемого работникам, надо включить в налоговую базу по рыночным ценам. Если организация в своей столовой обслуживает сторонних посетителей, то довольно просто определить рыночную цену обедов, предоставляемых своим работникам бесплатно или по льготным ценам. За основу берутся цены реализации сторонним посетителям. Если же организация обеспечивает питанием только своих работников, то за основу можно взять фактические затраты на приобретение продуктов, приготовление блюд, доставку обедов и т.п. При приобретении готовых блюд на стороне проблем с определением их рыночной цены вообще нет: они будут равны ценам закупки (если не было иных расходов, например расходов на доставку).

Налог на прибыль

   Когда организация бесплатно (льготно) кормит своих работников, прибыли в целях налогообложения у нее нет. Ведь при бесплатном питании доходов нет, а есть лишь одни расходы . При льготном питании работников прибыли тоже не будет - разумеется, если льготные цены меньше затрат на организацию питания или равны им.

   В расходах для целей налогообложения прибыли затраты на бесплатное или льготное питание работников могут быть учтены только в случае, если они включены в систему оплаты труда, а значит, предусмотрены трудовыми и (или) коллективным договорами . А одного приказа или иного распоряжения руководителя недостаточно для того, чтобы признать расходы на питание работников в налоговом учете.

Внимание! Для учета затрат на питание работников в расходах для целей налогообложения прибыли нужно, чтобы эти расходы были включены в систему оплаты труда.

   Если в трудовом или коллективном договорах есть отсылка на локальный акт (специальное положение или иной отдельный документ), в котором закреплена обязанность по обеспечению питанием, то это равнозначно тому, что такая обязанность закреплена в самом договоре. В таком случае расходы на питание можно учесть для целей налогообложения прибыли.

   Поскольку бесплатное или льготное питание работников - это расходы на оплату труда, такие расходы должны быть персонифицированы (то есть общая сумма расходов на питание должна быть четко распределена между работниками). Если такого распределения между работниками нет, то невозможно определить сумму, которую получил каждый работник. Следовательно, вообще невозможно включить такие «общие» расходы на питание ни в расходы на оплату его труда, ни в другие расходы .

Внимание! Если затраты на питание нельзя распределить между конкретными работниками, то и в расходах для целей налогообложения прибыли они не учитываются.

   Один из примеров подобных расходов - затраты на питание по принципу шведского стола. Если у организации есть только документы, подтверждающие расходы на организацию такого питания, то невозможно определить, кто сколько съел. Получается, что компания не может документально подтвердить расходы на питание конкретного работника при организации шведского стола. Поэтому в расходы на оплату труда (а следовательно, и в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль) затраты на шведский стол включить нельзя. Но если компания обоснует распределение этих затрат между работниками, то шансы учесть в расходах затраты на шведский стол есть. Только такое распределение надо обязательно подтвердить документами, например расчетом стоимости бесплатного питания работников, ведомостью учета обедов или иным документом, составленным в произвольной форме. Вот один из вариантов распределения затрат на общее питание, предложенный Минфином России (правда, для целей расчета НДФЛ): суммировать все расходы на питание работников и разделить эту сумму поровну между работниками (разумеется, с учетом их нахождения на рабочем месте) .

Предупредите руководителя:

Чтобы учесть как сами затраты на бесплатное (льготное) питание, так и суммы ЕСН, пенсионных взносов и взносов на «несчастное» страхование с этих затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли, необходимо:

- закрепить обеспечение работников таким питанием в коллективном и трудовом договоре (отсылка на соответствующий пункт коллективного договора) как составную часть оплаты труда и получить письменное согласие работника на это;

- закрепить порядок персонального учета таких расходов по каждому работнику внутренним документом.

   Если же не выполняется хотя бы одно из указанных условий, то убыток, полученный столовой, организация может перенести на срок, не превышающий 10 лет, и направить потом на его погашение только прибыль, полученную этой же столовой.

   В случае, когда столовая «закрытая», - в ней питаются только работники организации - расходы на ее содержание учитываются при расчете налоговой базы как прочие расходы . Поэтому если вы решили организовать собственную столовую, то для упрощения налогообложения выгоднее сделать ее «закрытой». Так вы избавитесь хотя бы от одной проблемы - от ведения самостоятельного учета расходов, связанных с содержанием столовой, в целях налогообложения прибыли .

   А расходы на бесплатное питание работников должны учитываться, как мы уже выяснили, в составе расходов на оплату труда . То есть сначала надо определить общую сумму расходов на организацию питания работников, а затем распределить ее между работниками, которые обедали в этой столовой. И в налоговую базу по прибыли расходы на питание войдут как часть расходов на оплату труда работников, которые питались в столовой.

ЕСН и страховые взносы

   Здесь все достаточно просто: - если расходы организации на бесплатное или льготное питание своих работников входят в систему оплаты труда, то они учитываются при расчете налоговой базы по налогу на прибыль и облагаются ЕСН , взносами на обязательное пенсионное страхование и взносами на страхование от несчастных случаев . Причем в налоговую базу по ЕСН, как и в базу для расчета пенсионных взносов и отчислений на страхование от несчастных случаев, стоимость питания должна включаться с учетом НДС .

Значит, если в коллективном договоре или же в трудовых договорах предусмотрена обязанность организации по обеспечению работников льготным или бесплатным питанием, то с расходов на такое питание нужно платить ЕСН и страховые взносы, которые будут учтены в расходах при расчете базы по налогу прибыль .

   Не надейтесь на то, что если вы решите не учитывать расходы для целей налогообложения прибыли, то не надо будет платить ЕСН и страховые взносы. Если расходы на питание работников являются расходами на оплату труда и их можно обоснованно распределить между работниками, не «вычеркивайте» их самостоятельно из налоговых расходов. Проверяющие обязательно доначислят вам ЕСН, взносы, а также штрафы и пени .

   А вот если питание организовано по принципу шведского стола, то, как мы уже отмечали, персонифицировать расходы на питание по каждому работнику невозможно, соответственно, нет возможности определить сумму, с которой надо посчитать ЕСН, пенсионные взносы и взносы на «несчастное страхование», ведь ЕСН и взносы рассчитываются индивидуально по каждому сотруднику.

   Если же бесплатное (льготное) питание - не составная часть зарплаты, то такие расходы на него не облагаются ни ЕСН, ни страховыми взносами .

НДФЛ

   Стоимость питания работников, оплаченная работодателем, - это доход работника, полученный в натуральной форме .

   Причем суммы доплаты на питание, затраты на предоставление организацией льготного или бесплатного питания надо включить в налоговую базу по НДФЛ независимо от того, содержат ли коллективный и (или) трудовой договоры положение об обязанности работодателя обеспечивать сотрудников бесплатными (льготными) обедами. Такой доход рассчитывается как стоимость питания с учетом НДС .

   Поскольку бесплатное или льготное питание - выплата в натуральной форме, НДФЛ по таким доходам нужно удержать за счет денежных выплат, произведенных в пользу работника - то есть при начислении зарплаты. В бюджет НДФЛ надо перечислить не позднее дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога . Получается, что бухгалтеру не нужно делать исключений для перечисления суммы НДФЛ, рассчитанного со стоимости бесплатного или льготного питания работников. Весь НДФЛ, рассчитанный с оплаты труда работников (как с ее денежной части, так и с части, «выплаченной» обедами), можно перечислить в бюджет по итогам месяца.

   Разумеется, для того чтобы включить стоимость бесплатного или льготного питания в доход работника, нужно определить ее величину, приходящуюся на конкретного работника, - то есть опять же нужен персональный учет расходов на питание работников (их доходов).

   Если такого учета нет (например, в случае организации питания по принципу шведского стола), то бухгалтеру невозможно распределить общую сумму на питание между работниками. Поэтому и в налоговую базу по НДФЛ такие суммы организации зачастую не включают, и суды соглашаются с правильностью такого подхода . Но работники налоговой службы считают, что организация должна вести индивидуальный учет выплат работникам в натуральной форме и начислять с них НДФЛ. И за нарушение учета объектов налогообложения (в частности, в налоговых карточках 1-НДФЛ) работники налоговой могут наложить на организацию штраф в размере 5000 руб., а если такие нарушения совершаются в течение более одного налогового периода, то штраф может вырасти до 15 000 руб.

   Кроме того, весьма вероятно, что проверяющие из налоговой инспекции попытаются все же начислить НДФЛ на стоимость питания работников, даже если нет ее персонального учета. Как мы уже говорили, Минфин предлагает определять доход каждого работника расчетным путем .

   Правда, недавно Минфин все же признал, что если расходы нельзя персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым работником, то нет и дохода, облагаемого НДФЛ. Но это касалось определения доходов работников при проведении праздничных корпоративных мероприятий (а на них, как известно, кроме своих работников обычно бывают и приглашенные лица) . Так что, как видим, аналогию с питанием провести можно, но прямого указания на это в письме Минфина нет. Поэтому вполне вероятно, что проверяющие будут настаивать на том, что организация в любом случае должна обеспечить персональный учет доходов работников, выплачиваемых в натуральной форме - в форме бесплатных обедов.

Единый налог на вмененный доход

   Проблема необходимости уплаты ЕНВД касается тех организаций, у которых есть собственная столовая. По решению местных органов власти услуги общественного питания могут быть переведены на ЕНВД . Для уплаты ЕНВД нужно, чтобы площадь зала обслуживания в столовой не превышала 150 кв. м .

   Вообще, вопрос о необходимости уплаты ЕНВД с деятельности собственной столовой неоднозначен. Проверяющие считают, что надо платить ЕНВД. Причем неважно - бесплатно питаются работники или за деньги (этот вопрос нас интересует сейчас в рамках обеспечения работников льготным питанием) .

   При этом если в столовой работники питаются по льготным ценам, то проверяющих иногда поддерживают и арбитражные суды, признавая, что деятельность такой столовой должна быть переведена на уплату ЕНВД .

   Но есть и другая арбитражная практика (и кстати, таких решений судов больше). Суды встают на сторону налогоплательщиков, которые не желают платить ЕНВД с деятельности своей столовой. Ведь деятельность переводится на ЕНВД, только если она предпринимательская - то есть если ее целью является извлечение прибыли . А обеспечение работников бесплатным питанием нацелено на создание работникам более комфортных условий труда. Поэтому и платить ЕНВД с деятельности столовой, в которой питаются только работники организации, не нужно .

   Как видим, при питании только собственных работников в столовой против уплаты ЕНВД с деятельности столовой высказался сам ВАС РФ . Следовательно, весьма вероятно, что даже если ссылка на эти решения Высшего арбитражного суда не повлияет на решение проверяющих из налоговой, то в арбитражном суде организация сможет выиграть спор.

Но, учитывая сложившуюся вокруг собственной столовой, обслуживающей только своих работников, неразбериху и претензии налоговых органов, такой вариант организации питания работников можно назвать самым трудоемким и спорным с точки зрения налогообложения. С учетом этого организация собственной столовой может быть выгодна только на больших предприятиях. Только там можно добиться существенной экономии на питании работников за счет дешевизны приготовленных блюд, которая может перевесить минусы от налоговых сложностей.

Упрощенная система налогообложения

   Организации, перешедшие на «упрощенку» и выбравшие объект обложения «доходы за вычетом расходов», могут учесть при расчете налоговой базы затраты на питание работников по тем же принципам, что и организации, находящиеся на общем режиме. Такие расходы должны быть поименованы в трудовом (коллективном) договоре и относиться к расходам на оплату труда . НДФЛ, пенсионные взносы и отчисления на страхование от несчастных случаев с таких доходов работников все «упрощенцы» должны платить в общем порядке.

Ну и, конечно, никаких НДС и ЕСН со стоимости бесплатного питания «упрощенцам» платить не надо .

Бухгалтерский учет

   Затраты на обеспечение работников питанием, признаваемым частью системы оплаты труда, относятся к расходам по обычным видам деятельности . Начисление работникам заработной платы, в том числе подлежащей выплате в натуральной форме, отражается по дебету счета 20 «Основное производство» (44 «Расходы на продажу», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы» и т.д.) и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

   Если у организации есть собственная столовая, то все затраты на обеспечение питанием работников сначала должны быть собраны на отдельном счете, например на субсчете «Столовая», открытом к счету 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».

   Схема бухгалтерских проводок по обеспечению работников бесплатным питанием зависит, в числе прочего, и от того, какое решение приняла организация: будет она платить НДС с расходов на питание работников или не будет. Если решено, что лучше уплатить НДС, то обеспечение работников питанием должно отражаться через счета реализации. В этом случае передача бесплатных обедов работникам отражается такими проводками:

   Если же организация решит, что НДС платить не надо (поскольку все питание предоставляется исключительно в рамках трудовых отношений), то проводки будут проще: расходы на питание можно списать сразу на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - без их отражения на счете 10 «Материалы» или на счете 41 «Товары».

   Если обеспечение работников питанием не предусмотрено трудовыми и коллективным договорами, то расходы на питание являются прочими расходами и отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» .

   Пример. Предоставление бесплатного питания работникам

   УСЛОВИЕ:

   В коллективном договоре закреплена обязанность торговой организации ООО «Светоч» обеспечивать работников бесплатными обедами.

ООО «Светоч» заключило договор с предприятием общественного питания - кафе «Уют» - на поставку в офис горячих обедов. Стоимость одного обеда фиксирована и составляет 118 руб. (100 руб. - стоимость обеда, 18 руб. - НДС по ставке 18%).

   Количество обедов определяется ежедневно в зависимости от числа работников, вышедших на работу. Всего в штате ООО «Светоч» 30 работников, все они написали заявление на предоставление им бесплатных обедов. Один человек болел в августе 2008 г. 5 рабочих дней.

   Всего в августе 2008 г. было заказано и поставлено 625 обедов.

   Организация ООО «Светоч» приняла решение о том, что будет отражать бесплатную передачу обедов работникам как реализацию и платить с нее НДС.

   РЕШЕНИЕ:

* * *

   Как видим, Минфин России и налоговая служба по некоторым вопросам, касающимся налогообложения расходов на питание работников, еще не выработали единой точки зрения. А по некоторым вопросам мнение контролирующих органов не совпадает с позицией арбитражных судов. Поэтому внимательнее отнеситесь к расчету налогов со стоимости бесплатного (льготного) питания своих работников, самостоятельно оценив степень риска доначисления налогов и споров с проверяющими.

   Небольшим организациям лучше отказаться от идеи создать собственную столовую, поскольку этот вариант питания работников на данный момент - один из самых проблемных. Конечно, платить ЕНВД за свою столовую, обслуживающую только своих работников, не придется, но споры с налоговиками по этому вопросу возможны.

   Можно организовать питание по принципу шведского стола, если вы готовы проститься с этими расходами в принципе, ведь вы их не учтете в расходах по налогу на прибыль, но и не будете ни начислять ЕСН, пенсионные взносы, взносы на «несчастное» страхование, ни удерживать НДФЛ. Но споры с проверяющими в части «зарплатных» налогов/взносов вам будут обеспечены.

   Чтобы не конфликтовать с контролирующими органами, лучше организовать питание своих работников так, чтобы можно было определить сумму расходов на питание каждого из них.Тогда будет меньше неясностей с расчетом налога на прибыль, НДФЛ и других «зарплатных» налогов и взносов. Один из наилучших, на наш взгляд, вариантов - заказать обеды на стороне. Либо вообще увеличить работникам зарплату на определенную исходя из финансовых возможностей организации фиксированную сумму так называемой доплаты на питание. А они пусть распоряжаются этими деньгами по своему усмотрению.

источник http://www.ivcons.ru